Confidencialidad de la Información

QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS S.A.S tiene la firme convicci�n de que la discreci�n y el buen manejo de la informaci�n son los cimientos s�lidos para crear confianza en nuestros clientes. Por esto, queremos alcanzar la excelenecia en su manejo y protecci�n. De esta manera, y apoyados en la circular propuesta por la superintendencia financiera, hemos logrado desarrollar unas Pol�ticas de Seguridad que apoyan este objetivo. En esta encontramos puntos importantes como:

• Manual de Pol�ticas de Seguridad en la Informaci�n.

• Clasificaci�n y etiquetamiento de la Informaci�n.

• Acuerdos de confidencialidad.

• Uso de medios removibles para el trasporte de Informaci�n.

• Administraci�n adecuada de contrase�as.

• Uso responsable de Internet.

• Uso del correo institucional de la compa��a.

• Normas para el uso de los equipos de c�mputo.

• Encriptaci�n de la Informaci�n.

• Copias de seguridad y respaldo.

• Ataques o intentos de intrusi�n utilizando la ingenier�a social.

• Control de visitantes, seguridad f�sica de las oficinas y acceso mediante Id Card.

• Manejo de incidentes de seguridad.

POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS:

QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS S.A.S. � QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, consiente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de la responsabilidad que ha adquirido frente a estos, como consecuencia de las actividades de tratamiento de informaci�n desarrolladas en ejecuci�n de su objeto social, pone a disposici�n de los interesados, sus pol�ticas para el tratamiento de informaci�n personal, en cumplimiento de lo dispuesto por el art�culo 2.2.2.25.3.1 del Decreto �nico del sector Comercio Industria y Turismo, DU 1074 de 2015, (Decreto 1377 de 2013, Art. 13).

1. DATOS DE CONTACTO Dependiendo de la naturaleza de la respectiva base de datos, secci�n 8, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, podr� ostentar la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de informaci�n personal que componga la respectiva BASE DE DATOS; QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se encuentra domiciliada en la ciudad de Medell�n (COL.), con asiento principal en la Circular 74 No. 76E - 49, oficina 105 y tel�fono (571) 444 22 08.

2. OBJETO El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual ser�n sometidos los datos personales que componen las BASES DE DATOS de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, principalmente en lo relacionado con la finalidad del mismo, los derechos de los TITULARES de los datos personales, los compromisos adquiridos por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS con los Titulares de los datos, en su calidad de RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento y las herramientas adoptadas, para que los TITULARES puedan ejercer adecuadamente sus derechos.

3. MARCO NORMATIVO Para aquellas situaciones no reguladas por las POL�TICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACI�N de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, se estar� a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, compilados en el DU 1074 de 2015.

4. DEFINICIONES Para efectos interpretativos y brindar mayor entendimiento de las POL�TICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACI�N QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, se adoptan las siguientes definiciones:

4.1. Autorizaci�n Consentimiento previo, expreso e informado, emitido por el titular, para efectos de someter sus datos a una actividad de tratamiento.

4.2. Base de datos Es el conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

4.3. Dato personal Toda informaci�n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables, que componen las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

4.4. Dato privado El dato que por su naturaleza �ntima o reservada s�lo es relevante para el titular.

4.5. Dato p�blico Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos p�blicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesi�n u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor p�blico.

4.6. Dato semiprivado El dato que no tiene naturaleza �ntima, reservada, ni p�blica y cuyo conocimiento o divulgaci�n puede interesar no s�lo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

4.7. Dato sensible Aquellos que afectan la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminaci�n.

4.8. Dato biom�trico Todos aquellos datos relativos a las caracter�sticas f�sicas, fisiol�gicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificaci�n.

4.9. Encargado del tratamiento Aquella persona natural o jur�dica que, por s� misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

4.10. Responsable del tratamiento Persona natural o jur�dica, p�blica o privada, que por s� misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

4.11. Titular del dato Aquella persona natural o jur�dica cuyos datos, siendo objeto de tratamiento, hacen parte de las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS.

4.12. Tratamiento Toda operaci�n o conjunto de operaciones que QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ejecuta sobre los datos personales que componen las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, tales como la recolecci�n, almacenamiento, uso, circulaci�n o supresi�n de los mismos.

4.13. Aliados estrat�gicos Persona natural o jur�dica, p�blica o privada, que por s� misma o en asocio con otros, ejecuta actividades comerciales enfocadas a desarrollar, impulsar o apoyar el objeto social de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

5. PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACI�N Para el adecuado tratamiento de datos personales, en todos los actos desplegados por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS sobre la informaci�n que compone las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS; al igual que en lo referente a la interpretaci�n y ejecuci�n de las presentes pol�ticas, se acatar�n los siguientes principios:

5.1. Principio de legalidad Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de informaci�n por parte de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS o quien esta designe como ENCARGADO de tratamiento, se dar� aplicaci�n, adem�s de lo establecido en la presente pol�tica, a las normas descritas en la secci�n 3 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman.

5.2. Principio de finalidad En el tratamiento de informaci�n personal de las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, se ejecutar�n exclusivamente las actividades que est�n relacionadas con la finalidad establecida en la secci�n 9.

5.3. Principio de libertad Las actividades de tratamiento al cual ser�n sometidos los datos personales regidos por la presente pol�tica, se ejecutar�n �nicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorizaci�n para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el art�culo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorizaci�n del titular. Lo anterior no obsta para que en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresi�n del mismo, seg�n lo dispuesto en la secci�n 15.6.

5.4. Principio de veracidad o calidad QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se compromete con los TITULARES de la informaci�n que compone sus bases de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendr� de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Para este fin, pone a disposici�n de los titulares de la informaci�n los mecanismos establecidos en las secciones 16,17 y 18, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la correcci�n, actualizaci�n o supresi�n de la informaci�n.

5.5. Principio de transparencia QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ha adoptado los mecanismos id�neos para garantizar que el TITULAR obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, informaci�n acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.6. Principio de acceso y circulaci�n restringida El acceso a la informaci�n que compone la BASE DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, est� restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulaci�n de este tipo de informaci�n. QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS no publica la informaci�n personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgaci�n o comunicaci�n masiva.

5.7. Principio de seguridad QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ha adoptado una serie de medidas t�cnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.

5.8. Principio de confidencialidad QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ha adoptado un protocolo, que garantiza a los titulares de la informaci�n que compone las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales, guardar�n reserva sobre dicha informaci�n, a�n despu�s de finalizada la labor de tratamiento, o su v�nculo contractual con la compa��a.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6. AUTORIZACI�N Las actividades de tratamiento de informaci�n reglamentadas por la presente pol�tica, ser�n ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorizaci�n de manera previa expresa e informada. Sin perjuicio de lo anterior, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre informaci�n cuya autorizaci�n no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual contin�an vigentes los compromisos de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS frente a los titulares establecidos en la presente pol�tica. Para los efectos pertinentes, es importante destacar que QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, puede utilizar una cualquiera de las siguientes modalidades para la obtenci�n de los datos sometidos a tratamiento:

6.1. Datos recolectados directamente por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS conserva copia de las autorizaciones emitidas por cada uno de los titulares de los datos que componen las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

6.2. Datos suministrados por terceros Adem�s de los datos personales recolectados por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS directamente con el TITULAR, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, podr� obtener datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente hayan obtenido autorizaci�n de los TITULARES.

7. NIVEL DE INTERVENCI�N Dependiendo de la naturaleza de la respectiva base de datos, Secci�n 8, y de las finalidades perseguidas con el tratamiento, Secci�n 9, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS podr� ostentar la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de informaci�n personal que componga la respectiva BASE DE DATOS. QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero, para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este �ltimo observar� los compromisos establecidos en la secci�n 14 de la presente pol�tica.

8. BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS Las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, hacen referencia al conjunto de datos personales almacenados sistem�ticamente atendiendo a las finalidades descritas en la secci�n 9 y a las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre las mismas. La BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS est�n compuesta principalmente, por:

8.1.1 BASE DE DATOS EMPLEADOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

8.1.2 BASE DE DATOS PROVEEDORES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

8.1.3 BASE DE DATOS CLIENTES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

9. FINALIDAD Y ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS. Para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones contractuales de car�cter interno y externo, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS requiere ejecutar ciertas actividades de tratamiento cuya naturaleza y finalidad var�an dependiendo de las caracter�sticas propias de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, seg�n se describe a continuaci�n: 9.1. BASE DE DATOS EMPLEADOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS: Finalidad y actividades de tratamiento: Para el desarrollo de su objeto social, es imprescindible la contrataci�n de un personal altamente calificado y con experiencia demostrada en �reas espec�ficas, en este orden de ideas, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS requiere recopilar, almacenar, utilizar y, en general realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, de posibles candidatos a ser empleados de la compa��a y de empleados existentes, que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal informaci�n; adelantar los procesos de selecci�n, contrataci�n y promoci�n al interior de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS; la ejecuci�n de ciertas obligaciones de naturaleza legal y contractual, tanto con sus empleados, como con ciertos clientes, proveedores de servicios y contratistas; y la ejecuci�n de manera adecuada y sin interrupciones de las actividades relacionadas con su objeto social. Consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la informaci�n personal contenida en la BASE DE DATOS EMPLEADOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, consiste en:

9.1.1. Establecimiento de canales de comunicaci�n con los titulares de los datos personales, asociadas con las actividades relacionadas en los p�rrafos anteriores.

9.1.2. Realizaci�n de procesos de selecci�n, promoci�n, bienestar laboral, n�mina, desempe�o y competencias, inducci�n, entrenamiento, formaci�n, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.

9.1.3. Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes, directamente o a trav�s de terceros.

9.1.4. Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecuci�n del objeto social de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, dentro y fuera del territorio nacional.

9.1.5. Ejecuci�n de programas de formaci�n y capacitaci�n de los empleados y dem�s eventos organizados por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, o en los cuales QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS tenga alg�n inter�s de participaci�n.

9.1.6. Ejecuci�n de evaluaciones de desempe�o de los empleados de la compa��a.

9.1.7. Adopci�n de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS.

9.2. BASE DE DATOS PROVEEDORES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS: Finalidad y actividades de tratamiento: Para el desarrollo de su objeto social, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS recopila ciertos datos personales de (i) proveedores, (ii) potenciales proveedores, (iii) empleados o personas de contacto de sus proveedores, (viii) empleados o personas de contacto de sus potenciales proveedores; que facilitan entre otros, los procesos de contrataci�n y la ejecuci�n y verificaci�n del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales.

Para efectos del desarrollo efectivo de tales actividades, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS requiere recopilar, almacenar, utilizar y, en general realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal informaci�n, cumplir con sus obligaciones contractuales, verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la informaci�n personal contenida en la BASE DE DATOS PROVEEDORES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, consiste en:

A. De la finalidad de las actividades de tratamiento en general

9.2.1. Establecimiento de canales de comunicaci�n con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los p�rrafos anteriores.

9.2.2. Env�o de solicitudes y requerimientos de servicios y/o suministro de materiales, seg�n las necesidades de la Compa��a.

9.2.3. Evaluaci�n de la calidad de los servicios prestados.

9.2.4. Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecuci�n del objeto social de los PROVEEDORES, dentro del territorio nacional.

9.2.5. Seguimiento al cumplimiento de obligaciones por parte de los PROVEEDORES.

9.2.6. Adopci�n de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS.

9.2.7. Como elemento de an�lisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

9.2.8. Para el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias vinculantes para QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS en su calidad de comerciante.

B. De la finalidad del tratamiento de datos de naturaleza financiera, crediticia, comercial y de servicios

9.2.8 Como elemento de an�lisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

9.2.9 Como elemento de an�lisis para la evaluaci�n de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

9.2.10 Como elemento de an�lisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estad�sticas.

9.3 BASE DE DATOS CLIENTES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS: Finalidad y actividades de tratamiento: Para el desarrollo de su objeto social, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS recopila ciertos datos personales de (i) clientes, (ii) potenciales clientes, (iii) empleados o personas de contacto de sus clientes, (iv) empleados o personas de contacto de sus potenciales clientes; que facilitan entre otros, los procesos de contrataci�n y la ejecuci�n y verificaci�n del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales. Para efectos del desarrollo efectivo de tales actividades, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS requiere recopilar, almacenar, utilizar y, en general realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal informaci�n, cumplir con sus obligaciones contractuales, verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la informaci�n personal contenida en la BASE DE DATOS CLIENTES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, consiste en:

9.3.1 Establecimiento de canales de comunicaci�n con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los p�rrafos anteriores.

9.3.2 Env�o de boletines e informaci�n corporativa que QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS considera de inter�s del TITULAR.

9.3.3 Evaluaci�n de la calidad de los servicios prestados.

9.3.4 Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecuci�n del objeto social de la Compa��a, dentro y fuera del territorio nacional.

9.3.5 Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS.

9.3.6 Ejecuci�n de actividades de mercadeo y publicidad relacionadas con el objeto social de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, as� como los dem�s programas y eventos organizados.

9.3.7 Adopci�n de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS.

9.3.8 Como elemento de an�lisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

9.3.9 Como elemento de an�lisis para la evaluaci�n de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

9.3.10 Como elemento de an�lisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estad�sticas.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento, revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, en este orden de ideas, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

10.1 Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de informaci�n personal, establecidos en la secci�n 5.

10.2 Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.

10.3 Se obtenga la autorizaci�n expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecuci�n de actividades de tratamiento.

11. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES Por regla general, en la ejecuci�n de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se abstendr� de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el art�culo 7 de la Ley 1581 de 2012. Excepcionalmente, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS requerir� someter a tratamiento datos personales de menores de edad, cuando ello ocurra, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS someter� el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

11.1. Respeto del inter�s superior del menor titular del dato.

11.2. Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.

11.3. Autorizaci�n emitida por el representante legal del menor titular del dato.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES

12. COMPROMISOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS en cumplimiento de lo dispuesto en la secci�n 7 de la presente pol�tica, y los art�culos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, y obedeciendo a su calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de informaci�n personal, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la informaci�n personal:

12.1. Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h�beas data.

12.2. Solicitar autorizaci�n del TITULAR en los casos en que, conforme a una disposici�n legal, sea necesario obtener tal autorizaci�n.

12.3. Conservar una copia de la autorizaci�n emitida por el TITULAR, cuando la misma sea necesaria.

12.4. Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolecci�n de los datos.

12.5. Informar debidamente al TITULAR los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal.

12.6. Conservar la informaci�n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci�n, p�rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12.7. Garantizar que la informaci�n sometida a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

12.8. Rectificar la informaci�n cuando sea incorrecta o parcializada.

12.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en t�rminos se�alados por la ley.

12.10. Permitir el acceso a la informaci�n personal �nicamente a las personas que, seg�n las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella.

12.11. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.

12.12. Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.

12.13. Informar al Superintendente Delegado para la Protecci�n de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los c�digos de seguridad y existan riesgos en la administraci�n de la informaci�n de los Titulares.

13. COMPROMISOS ESPECIALES Trat�ndose de informaci�n objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del TITULAR, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha informaci�n contin�e siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisi�n de fondo.

14. COMPROMISOS DE QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACI�N. Las obligaciones que se describen a continuaci�n ser�n aplicables cuando, (i) por razones de conveniencia, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS delegue la realizaci�n de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o cuando (ii) QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS realice actividades de tratamiento en calidad de ENCARGADO, seg�n fue definido en la secci�n 4 del presente documento. En concordancia con lo establecido en la secci�n 6.2 del presente documento, es de aclarar que en los casos en que QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS realice actividades de tratamiento en calidad de ENCARGADO, lo har� bajo la convicci�n de que quien act�a como RESPONSABLE de la informaci�n, cuenta con la autorizaci�n necesaria por parte de los titulares (convicci�n que se obtiene a partir de la convenci�n que regula la relaci�n entre RESPONSABLE � ENCARGADO) y, en este sentido, que los mismos conocen las finalidades del tratamiento de su informaci�n. Con todo, los compromisos son:

14.1. Garantizar al TITULAR el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h�beas data.

14.2. Conservar la informaci�n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci�n, p�rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

14.3. Realizar oportunamente la actualizaci�n, rectificaci�n o supresi�n de los datos cuando as� sea requerido por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS o directamente por el TITULAR.

14.4. Tramitar los requerimientos formulados por los TITULARES, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.

14.5. Trat�ndose de informaci�n objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha informaci�n contin�e siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisi�n de fondo.

14.6. Permitir el acceso a la informaci�n �nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

14.7. Informar al Superintendente Delegado para la Protecci�n de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los c�digos de seguridad y existan riesgos en la administraci�n de la informaci�n de los Titulares.

14.8. Adoptar unas pol�ticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de datos personales.

14.9. Suministrar las pol�ticas de tratamiento de datos personales descritas en el literal anterior al RESPONSABLE del tratamiento.

DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

15. DERECHOS DE LOS TITULARES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, comprometida con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento y, consciente de la importancia del debido tratamiento de datos personales, reconoce a los TITULARES de los datos de la BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, los siguientes derechos:

15.1. Conocimiento En virtud de este derecho, el titular del dato est� facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, informaci�n sobre los datos que sobre �l est�n siendo manipulados por QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, y el uso que se le da a tales datos.

15.2. Rectificaci�n Potestad reconocida al titular del dato para solicitar, en cualquier momento, la correcci�n de la informaci�n inexacta que repose en las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS

15.3. Actualizaci�n Facultad del TITULAR del dato de solicitar que, por motivos diferentes a la correcci�n de datos, la informaci�n que reposa en las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, sea completa y actualizada, en este orden de ideas, podr� solicitar el ingreso o supresi�n de todo tipo de informaci�n que considere pertinente.

15.4. Solicitar copia de autorizaci�n Cuando de conformidad con lo establecido en la secci�n 6 de la presente pol�tica y en el art�culo 10 de la Ley 1581 de 2012, se requiera obtener autorizaci�n del TITULAR para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estar� facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, copia de la autorizaci�n emitida por este.

15.5. Revocar la autorizaci�n Cuando de conformidad con lo establecido en la secci�n 6 y en el art�culo 10 de la Ley 1581, se requiera obtener autorizaci�n del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estar� facultado para revocar, en cualquier momento, la autorizaci�n emitida.

15.6. Supresi�n En virtud de este derecho, el titular podr� solicitar a QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS en cualquier momento, la supresi�n de los datos que reposen en las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en ella.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS

16. ASPECTOS GENERALES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ha adoptado al interior de la compa��a, una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de informaci�n personal y el ejercicio de los derechos de los TITULARES reconocidos en la secci�n 15, estos procedimientos variar�n dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se observa en las secciones 17 y 18 siguientes.

17. CONSULTA Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la informaci�n y solicitud de copia de la autorizaci�n, consagrados en la secci�n 15, numerales 15.1 y 15.4., respectivamente; los TITULARES o las personas legitimadas, de conformidad con lo dispuesto en la secci�n 19, podr�n elevar consultas al �rea competente, secci�n 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:

17.1. Mecanismos Las consultas se elevar�n por solicitud escrita dirigida al DEPARTAMENTO DE PROTECCI�N DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, al correo electr�nico protecciondatos@quinonesjaramilloasociados.com; por las personas que seg�n la secci�n 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente la informaci�n sobre la cual desea tener acceso, direcci�n de correspondencia, datos de identificaci�n y documentos que acrediten la legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular. En los casos en que la consulta recaiga sobre temas relativos a la autorizaci�n exigida para el tratamiento de informaci�n personal sobre la cual QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS act�a como encargado, se har� traslado de la misma y de la responsabilidad de dar respuesta efectiva al RESPONSABLE de la informaci�n correspondiente.

17.2. Tr�mite Recibida la consulta, el �rea competente la resolver� en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) d�as h�biles siguientes a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del t�rmino indicado en el inciso anterior, se informar� al solicitante tal situaci�n, los motivos de la demora y la fecha en la cual ser� resuelta la solicitud, fecha que en ning�n caso superar� los cinco (5) d�as h�biles siguientes al vencimiento del primer t�rmino.

17.3. Respuesta El �rea competente de los tr�mites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales, dar� respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los t�rminos establecidos en la secci�n anterior, de manera escrita a la direcci�n f�sica o electr�nica suministrada por el solicitante para tal efecto. Cuando el solicitante suministre una direcci�n f�sica y una electr�nica, o m�s de una direcci�n de aquellas o de estas, ser� a entera discreci�n de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS la decisi�n sobre a cual direcci�n enviar la respuesta a la consulta.

18. PETICIONES Para el ejercicio de los derechos de rectificaci�n, actualizaci�n, revocatoria de la autorizaci�n y supresi�n de la informaci�n, consagrados en las secciones 15.2., 15.3., 15.5. y 15.6., respectivamente, los TITULARES o las personas legitimadas de conformidad con lo dispuesto en la secci�n 19, podr�n elevar peticiones al �rea competente, secci�n 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:

18.1. Mecanismos Las peticiones se elevar�n por solicitud escrita dirigida al DEPARTAMENTO DE PROTECCI�N DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, al correo electr�nico protecciondatos@quinonesjaramilloasociados.com; por las personas que seg�n la secci�n 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente los hechos que motivan la petici�n, la direcci�n de correspondencia, los datos de identificaci�n, adjuntando los documentos que soporten su solicitud y que acrediten su legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular del dato. En los casos en que la petici�n recaiga sobre la autorizaci�n exigida para el tratamiento de informaci�n personal sobre la cual QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS act�a como encargado, se har� traslado de la misma y de la responsabilidad de dar respuesta efectiva al RESPONSABLE de la informaci�n correspondiente.

18.2. Tr�mite Petici�n incompleta Cuando QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS considere que la petici�n presentada por el titular o por quien este facultado para hacerlo, de conformidad con lo establecido en la secci�n 19, es incompleta por falta de los requisitos establecidos en la secci�n anterior, requerir�, dentro de los cinco (5) d�as siguientes a la recepci�n de la petici�n, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS al interesado, sin que este �ltimo presente la informaci�n solicitada, se entender� que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de poder presentar una nueva petici�n en el mismo sentido; caso en el cual los t�rminos para resolver comenzar�n a contarse a partir de la nueva petici�n.

Petici�n completa Recibido el reclamo completo o subsanados los vicios dentro del t�rmino establecido en el p�rrafo anterior, se incluir� en la respectiva BASE DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS una leyenda que diga �reclamo en tr�mite� y el motivo del mismo, en un t�rmino no mayor a dos (2) d�as h�biles. Dicha leyenda se mantendr� hasta tanto el reclamo sea decidido. Sin perjuicio de lo anterior, el �rea competente la resolver� en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) d�as h�biles siguientes a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del t�rmino indicado en el inciso anterior, se informar� al titular sobre tal situaci�n, los motivos de la demora y la fecha en la cual ser� resuelta la solicitud, fecha que en ning�n caso superar� los ocho (8) d�as h�biles siguientes al vencimiento del primer t�rmino.

18.3. Respuesta El departamento de PROTECCI�N DE DATOS PERSONALES QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, dar� respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los t�rminos establecidos en la secci�n anterior, de manera escrita a la direcci�n f�sica o electr�nica suministrada por el solicitante para tal efecto. Cuando el solicitante suministre una direcci�n f�sica y una electr�nica, o m�s de una direcci�n de aquellas o de estas, ser� a discreci�n de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS la decisi�n sobre a cual direcci�n enviar la respuesta a la consulta.

19. LEGITIMIDAD Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en la secci�n 15 y los dem�s reconocidos por la ley, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos �ltimos casos, se deber� acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a trav�s de mecanismos id�neos.

20. COMPETENCIA Para todos los asuntos relacionados con actividades de tratamiento de informaci�n personal, soluci�n a consultas y requerimientos, QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ha designado como competente, al DEPARTAMENTO DE PROTECCI�N DE DATOS, tomando para este fin, medidas t�cnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad y seguridad de la informaci�n.

DISPOSICIONES FINALES

21. VIGENCIA La presente pol�tica rige a partir de la fecha de su publicaci�n el 24 de Octubre de 2016 y estar� vigente durante el tiempo que QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS ejecute las actividades descritas en la secci�n 9 y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente pol�tica. Los cambios sustanciales en las pol�ticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorizaci�n, principalmente los relacionados con la identificaci�n de QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, ser�n comunicados oportunamente a los TITULARES de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas pol�ticas.

22. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCI�N DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS velando por la efectiva protecci�n de los datos personales de los TITULARES cuya informaci�n compone las BASES DE DATOS QUI�ONES JARAMILLO ASOCIADOS, pone a disposici�n del p�blico en general, informaci�n relacionada con la Delegatura para la Protecci�n de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce la vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podr� ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/drupal/proteccion-de-datos-personales

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